コミュニケーションミスを防ぐためのたった１つのコツ
「あのとき『はい、わかりました』って言ったのに・・・」
「あれほど詳しく説明したのに・・・」
「あんなに簡単なことなのに・・・」
仕事でコミュニケーションのミスが起きると、ホントがっかりした気持ちと同時に、驚きさえ感じることがあります。
「マジか！どうしたら、そんなふうに解釈することができるんだろう・・・」と。
その上、その損失はとても大きいもの。
例えば、よくありがちなのが
「お客さんの希望と全然違うシステム作ってしまった(~_~;)それで、ウン百万円をドブに捨ててしまった・・・」
「相手の要望のポイントがつかめず、全然求められていないことをプレゼンしてしまった・・・大事なチャンスを逃すことになった・・・」
そして、
「ときには深刻な医療ミスにつながるようなこともコミュニケーションミスが原因だった・・・」
なんて、実際あることなのです。
社内でもあります。
報・連・相でのミスコミュニケーション。
「私もあります。あります。」
以前、会社員の頃、他社の方が私の会社で全社員にプレゼンテーションをしてもらう予定でした。
「では、○日の8時でもよろしいでしょうか」
「はい」
「では、よろしくお願いします」
みたいなやりとりをして、朝8時から社員全員でずーっとその人が来るのを待っていました。
ところが、待てどくらせど来ない！！
窓口だった私としては、本当に冷や汗かいて・・・
「ひどい・・・」と怒りながら、もう一度メールを確かめてみると、たしかに
『では、○日の8時でもよろしいでしょうか』って書いてある！
「ヒドイ！○○さん、日程か時間を間違えてる！社員全員に来てもらったのに、しかも朝早くから・・・」とまた怒りが増しました。
そして、もちろん電話をかけたが、通じず。結局30分たって皆に謝罪し、会議は終了。
チーーーーン。
そして、ようやくその人物と連絡が取れたときに言われたのが
・
・
・
「夜の8時だと思っていました」
ガーーーーーーン。
まぁ、これはミスコミュニケーションの中でも「勘違い」ってものですが、このような例はいくらでもありますね。
そして、そのミスの修復の労力が結構かかります。
ましてや、日々の報・連・相がこんな調子でミスが重なると塵も積もって大きな山になってしまいます。
何より怖いのはコミュニケーションは目に見えないってことではないでしょうか。
消耗品みたいに無くなっていくのなら、まだ分かるのですが、コミュニケーションミスでのロスの量は、把握が難しいです。
まあ、あえて試算するとすれば、
「間違ったやり方でやってしまった時間+やり直した時間の時給」といえるでしょう。
これにもし、何かの原価がかかっていたら、その分がプラス。
そして、これを何人かでやっていたら、掛ける人数倍に増えていきます。
考えるだけでも恐ろしい。
では、なぜそのようなコミュニケーションミスが起こるのか考えてみましょう
それは、
お互いに都合のいい勘違いから
そして、そのミスの責任の多くは伝える側にあります。
私たちは無意識のうちに勝手に「相手には伝わっているはず」と思い込んでいます。
それが勘違いを生むのです。私の「会議は8時から事件」のように。
また、伝える側が相手に伝わりにくい話し方、ひとことで言うとわかりにくい話し方をしていることに原因があります。
伝えている側は、ミスがあると相手が理解力が低い、頭が悪いなどと思ってしまいがちです、
しかし！
実は責任の99%は分かりにくい話し方をしていることにあります。
それは具体的に言うと
・結論を言わずダラダラ話が続く
・話があちこちに飛ぶ
・思いつくままに話す
・話がつながっていない
・関係ない話が入ってくる
など・・・
つまり
整理されていない話し方だからです。
これでは通じなくて当然です。コミュニケーションミスも起こるはずです。
そして、
実際大体の人が上に挙げたような話し方の問題があります。
まずは自分自身の話し方を振り返るところから始めた方が良さそうですね。
例えば、こんな部下からの報告は、わかりやすいでしょうか？
お願いしたいことがあるんですが、昨日打ち合わせに行ってきた A 社で 、値段についてはもちろん価格交渉したんですが、ちょっと値下げはちょっと難しいらしく「そのままね」と言われてしまいました。
前は大丈夫だったんですけどね。今回はダメでした。
あと納期なんですが、分納だったら8月5日で一回で前納するようであれば、9月になってしまうという話なんですよ。
どうでしょうかね。確認していただいてもいいですか。
それで、それが終わったら部内全員に共有していただければ、でも、それはそこまで急ぎません。よろしくお願いします
「ダラダラ長くて、何言ってんの？」
という感じですね。
これでは、伝わりにくいし、相手にも残りにくいです。
これをこんなふうに言ってみたらどうでしょうか？
言いたいポイントだけをピックアップし
そして、それを話の最初に伝える話し方。
A社の案件について2点ご確認いただけますでしょうか
１つ目が値段について
２つ目が納期について
１つ目の値段ですが、値下げ交渉は難しいとのことです。
２つ目は、分納だったら8月5日で一回で前納するようであれば、9月になってしまうというということです。
ご確認いただけましたら、部内全員に共有していただければと思います。
どちらがわかりやすいかは、一目瞭然ですね。
つまり、分かりやすい話しとはこんなふうに整理をして話すことなのです。
整理されたわかりやすい話しとは
・伝えたいポイントを絞る
・一番伝えたいことを最初に予告する
これだけです。
これをするだけで印象が全く違います。
頭にクリアに残ります。
こんな話し方をされたら、コミュニケーションミスはなくなるでしょう。
ただ、ちょっとトレーニングが必要です。
トレーニングを繰り返して習慣化することで必ず誰でもできるようになります。
２ コミュニケーションに座っ伝える側の問題が大きい
３ ミスなく伝えるためには正確に分かりやすく伝えることが大事
４ 正確に分かりやすく伝えるためには頭の中を整理すること
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