話が長くなる原因とその解決の３ステップ
「うわー・・・何喋ろうとしていたんだったけ？？ 私？？ 収集つかなーい」
自分でも何が言いたいのかわからないのですから、聞いてる相手にはわかるはずもありません。
また、わからない話を聞いている相手には「こんなにまとまっていなくて、この人ホント大丈夫かな？？」などという印象を与えてしまうかもしれません。
とにかく、仕事上のコミュニケーションでは、簡潔に、わかりやすく、ポイントをまとめて話すことが必須です。
いつも話が長くなってしまうという自覚がある人は、まずは原因を探ってみましょう。
話が長くなる原因として考えられることは
「伝えたい内容が整理されていない状態」であり、その結果思いつくままに話してしまうことにあります。
ですから、あらかじめ内容を整理することで「長い話」の問題は解決されます。
では、話を整理するためにはどうしたらよいのでしょうか。
それは、「 いくつのポイントについて話をするかあらかじめ決めておくこと」です。
そして、慣れないうちには頭の中にイメージしておくだけでなく、そのポイント紙に書き出すと良いでしょう。
その紙を見ながら、例えば
「私が『テレワーク』について、話したいことは２つあります。１つ目・・・・２つ目・・・」と話していくのです。
そして、大事なことはその紙に書いたこと以外は言わないようにすること。
これだけで相当話は簡潔になります。
繰り返しこれをやってみましょう。この話し方が自然とできるように身につくまでです。
つまり、整理された分かりやすい話し方とは、このフォーマットに合わせた話し方なのです。
ですから、 フォーマット、型さえ身につければ、必ず簡潔で分かりやすい話し方ができるようになります。
そして、そのうち段々とメモ用紙を見なくても自然に話せるようになってくるでしょう。
また、話が長い人の特徴として、「相手をおもんばかってなかなか結論を言えない」という性格的なこともあります。
例えば、上司から
「〇〇の件、なんで遅くなってしまったの？」
と、聞かれた時に簡潔な答えとしては
「理由は〇〇だったからです」
となるはずですが、ついつい結論を先延ばしにし
「本当は最初に〇〇をするはずだったのですが、その前の作業に時間が取られ、気づくともう時間が過ぎていて・・・」
などと言い訳がましく話してしまいます。
結果、話もダラダラと続いてしまうのです。
気持ちはわかりますが、聞いている方には言い訳としか取れないので、この場合も先の話のフォーマット、型を使い続けてください。
例えば、お詫びをしつつ、簡潔に
「遅れて申し訳ございませんでした。理由としては２つ考えられまして、１つは・・・２つは・・・・です。今後は・・・に気をつけたいたいと思います」
と伝えましょう。
こんなに形だったら、遅れたお詫びと同時に明確な理由も伝えることができ、聞いてる上司は納得してくれるでしょう。
結局、 結論を後回しにする長い話は、相手をイライラさせ、おもんばかってないことになってしまうのです。
ですから、聞いてる相手にわかりやすく伝えるというのは、一番の相手への気遣いになりますから、ぜひ結論言いにくい時こそ、話のフォーマットを使って伝えていきましょう。
また、人の話を聞いて
「話が長いなぁ」とか
「話がわかりづらいなぁ」とか
「話がまとまっていないなぁ」
などと感じられるようになったら、自分の話のわかりやすさも上達したと言えるでしょう。
自分の話し方がわかりやすいかどうか、 自覚するのは難しいものです。
ですから、まずは他人の振り見て我が振り直せで、 自分の話し方も振り返ってみましょう。
これが話の改善のファーストステップです。
本気で治したい場合には、 録音して自分の話を聞いてみるのもいいでしょう。
改めて、「長いなぁ」と思うかもしれません。
この場合には、先の話のフォーマットで話していても長く感じるのですから、各ポイントの内容自体が長すぎるのかもしれません。ここもそれぞれ簡潔にできるように修正していきます。
細かいことですが、ポイントの内容が長すぎるというのは、おうおうにして一文が長すぎる、ということが考えられます。
「・・・・です。」「・・・しました。」
これらのような文章の終わりの表現になるまで、ダラダラと文が続いているようだったら、一文を短く言うように改善してみてください。
これで、各ポイントの内容が簡潔になるはずです。
最終的には、自分で話が長いと自覚がある人が、周りから
「話し方が変わったね」
とか
「話がわかりやすくなったね」
と、 言われるようになったら最終ステップです。
他人も認めるほど、 話が簡潔になった証拠です。
話し方を変えていくにはここまでやる必要があります。
なぜなら、話し方というのは独りよがりになってしまい、自分ではなかなかわからないものだからです。
ステップ１ 他人の話し方を聞いて気づく
ステップ２ 自分の話し方を録音して気づく
ステップ３ 他人から認められる
このようなステップで、長い話を改善していくトレーニングを積み重ねていくと良いでしょう。
２ 話を簡潔にわかりやすくするためには、話のポイントを整理すること
３ 話を簡潔にするためには、話のフォーマットに沿って話すこと
４ 話し方を改善していくために、は次の３ステップで進めていくこと
ステップ１ 他人の話し方を聞いて気づく
ステップ２ 自分の話し方を録音して気づく
ステップ３ 他人から認められる
